Sewa Mesin Fotostat di Setia Alam untuk Syarikat SME

Banyak syarikat SME di Setia Alam bermula dengan cara yang sangat praktikal.

Seorang admin menggunakan printer sendiri. Accounts ada satu printer di sebelah meja. Sales pula print quotation daripada printer wireless. Bila perlu scan dokumen, staff guna scanner kecil atau scan melalui telefon.

Pada peringkat awal, cara ini mungkin masih boleh berjalan.

Masalah biasanya muncul apabila syarikat mula berkembang.

Customer bertambah. Supplier bertambah. Staff bertambah. Dokumen perlu dikongsi oleh lebih ramai orang. Accounts mahu filing lebih kemas. Sales perlu keluarkan quotation dengan cepat. Management mahu report. HR mula mempunyai lebih banyak staff file. Operation pula memerlukan dokumen sebelum keluar menjalankan kerja.

Akhirnya syarikat mempunyai tiga atau empat printer, tetapi kerja masih terasa lambat.

Untuk SME yang mencari sewa mesin fotostat di Setia Alam, persoalannya bukan semata-mata sama ada copier lebih besar daripada printer biasa.

Persoalan yang lebih berguna ialah:

Adakah sistem printing dan scanning sekarang masih sesuai dengan tahap perniagaan syarikat?

Apabila SME Berkembang, Masalah Dokumen Selalunya Muncul Dulu

Pertumbuhan syarikat tidak semestinya terus memerlukan pejabat yang lebih besar.

Tetapi pertumbuhan hampir selalu menambah jumlah dokumen.

Customer baru membawa quotation, order dan billing.

Supplier baru membawa PO, invoice dan delivery document.

Staff baru membawa HR record.

Project baru membawa proposal, agreement dan supporting document.

Jika perniagaan masih menggunakan setup printing seperti ketika syarikat mempunyai tiga atau empat orang staff, masalah mula muncul sedikit demi sedikit.

Antara tanda yang biasa berlaku:

• staff tidak pasti printer mana hendak digunakan
• toner printer tertentu selalu habis
• hanya satu komputer boleh scan
• dokumen discan ke desktop seseorang
• supplier invoice susah dicari semula
• quotation lama bercampur dengan versi baru
• customer minta copy invoice tetapi staff perlu cari lama
• beberapa staff print dokumen yang sama
• printer kecil menjadi perlahan apabila print report panjang

Ini bukan semestinya masalah besar.

Tetapi apabila berlaku setiap hari, ia mengganggu cara sebuah SME bekerja.

Setia Alam SME Tidak Semuanya Mempunyai Workflow yang Sama

Di Setia Alam dan kawasan sekitarnya terdapat pelbagai jenis perniagaan.

Ada SME yang fokus kepada trading.

Ada syarikat servis.

Ada office yang menyokong retail outlet.

Ada contractor.

Ada distributor.

Ada professional service company.

Ada syarikat yang mempunyai warehouse kecil.

Ada pula yang hampir sepenuhnya bekerja secara digital.

Sebab itu, dua syarikat dengan 15 orang staff boleh mempunyai keperluan mesin yang sangat berbeza.

Contohnya:

SME A

15 staff dalam consultancy office.

Banyak proposal dan report, tetapi invoice tidak terlalu banyak.

SME B

15 staff dalam trading company.

Setiap hari ada quotation, PO, DO, supplier invoice dan customer invoice.

SME C

15 staff dalam service company.

Banyak job sheet, service report, signed completion form dan customer document.

Jumlah staff sama.

Document workload tidak sama.

Syarikat Trading: Masalah Utama Biasanya Dokumen Supplier dan Customer Bertemu

Trading company berada di tengah-tengah dua pihak.

Di satu sisi ada customer.

Di sisi lain ada supplier.

Sebab itu banyak dokumen datang secara berpasangan.

Customer meminta quotation.

Apabila order confirm, syarikat mungkin mengeluarkan PO kepada supplier.

Supplier menghantar barang.

Customer menerima delivery.

Accounts kemudian menyediakan invoice dan membuat collection.

Dokumen yang biasa terlibat:

• quotation
• sales order
• customer PO
• supplier quotation
• purchase order
• supplier invoice
• delivery order
• packing list
• customer invoice
• receipt
• statement

Cabaran sebenar ialah memastikan staff boleh menghubungkan semua dokumen kepada transaksi yang betul.

Sebagai contoh, apabila supplier invoice sampai, Accounts mungkin mahu melihat PO.

Apabila customer mempertikaikan quantity, Sales mungkin mahu melihat DO.

Apabila boss mahu semak margin, staff perlu melihat harga supplier dan harga customer.

Untuk trading SME, scanner dan filing yang baik selalunya sama penting dengan printing.

Syarikat Servis Pula Bergantung kepada Dokumen Sebelum dan Selepas Kerja

Service company mempunyai aliran kerja yang berbeza.

Customer mungkin bermula dengan enquiry.

Selepas quotation diterima, operation team perlu pergi ke site.

Sebelum keluar, mereka mungkin memerlukan:

• job sheet
• work order
• customer information
• site instruction
• checklist
• service form

Selepas kerja selesai, dokumen lain pula muncul:

• service report
• signed completion
• parts used
• follow-up recommendation
• invoice support
• warranty document

Dalam business seperti ini, satu dokumen penting ialah signed service report.

Kerja mungkin sudah selesai, tetapi jika customer belum sign atau report tidak dihantar semula kepada office, billing boleh tertangguh.

Mesin dengan scan-to-folder membantu admin menyimpan completed job document mengikut customer atau job number supaya Accounts lebih mudah mendapatkan supporting document.

Contractor dan Project-Based SME Mempunyai Masalah Version Control

Untuk contractor kecil, renovation company, M&E service atau project-based business, dokumen sering berubah sepanjang project.

Antaranya:

• quotation
• revised quotation
• drawing
• BOQ
• purchase request
• variation order
• progress report
• site instruction
• completion form
• progress claim

Masalah yang sering berlaku bukan tidak boleh print.

Masalahnya ialah versi mana yang betul.

Quotation mungkin sudah Revision 3.

Drawing mungkin sudah berubah.

Customer mungkin approve satu variation melalui signed document.

Jika staff mencetak versi lama tanpa sedar, kerja boleh dibuat berdasarkan maklumat yang sudah berubah.

Untuk business seperti ini, cara naming file dan scan folder lebih penting daripada sekadar mempunyai printer yang laju.

Professional Service SME Tidak Banyak Print, Tetapi Output Perlu Kemas

Firma konsultansi, advisory, accounting support, recruitment atau professional services mempunyai corak penggunaan yang lain.

Mereka mungkin tidak mencetak DO atau warehouse document.

Sebaliknya mereka banyak menggunakan:

• proposal
• report
• engagement document
• client form
• agreement
• presentation
• invoice
• internal review paper

Bagi business seperti ini, volume mungkin sederhana tetapi presentation quality lebih penting.

Jika proposal akan dibawa ke meeting dengan client, output perlu kemas.

Jika agreement mempunyai banyak halaman, duplex printing dan document feeder menjadi lebih berguna.

Jika banyak signed client document, scanning perlu mudah.

Jadi tidak semua SME memerlukan mesin berdasarkan volume tinggi.

Ada yang memerlukan mesin kerana mahu workflow lebih professional dan konsisten.

Retail Support Office Ada Satu Lagi Cabaran: Banyak Dokumen daripada Outlet

Sesetengah syarikat di Setia Alam mempunyai office yang menyokong satu atau beberapa outlet.

Dokumen boleh datang dari banyak tempat:

• outlet sales report
• stock transfer
• staff roster
• petty cash
• supplier invoice
• promotion material
• outlet memo
• claim document
• inventory record

Jika semua outlet menghantar dokumen melalui WhatsApp, email dan hardcopy tanpa sistem yang sama, admin HQ akan sukar menyusun.

Untuk office seperti ini, scan-to-folder dan folder mengikut outlet boleh membantu.

Contoh:

Outlet A → Sales → Stock → Staff → Claims

Outlet B → Sales → Stock → Staff → Claims

Dengan cara ini, staff tidak perlu mencari semua dokumen hanya berdasarkan tarikh.

Copier Patut Membantu Satu Perkara Penting: Kurangkan “Siapa Pegang Dokumen Itu?”

Dalam SME, banyak masalah berlaku kerana maklumat bergantung kepada seorang staff.

Contohnya:

“Invoice supplier ada dengan Accounts.”

“Signed quotation ada dekat laptop Sales.”

“Service report masih dengan technician.”

“Contract customer ada dalam email boss.”

Apabila staff bercuti atau tiada di office, orang lain sukar mengambil alih.

Mesin multifunction tidak boleh menyelesaikan semua masalah filing.

Tetapi apabila dokumen penting discan ke lokasi yang betul, syarikat kurang bergantung kepada satu individu.

Dokumen boleh disusun mengikut:

• customer
• supplier
• project
• department
• month
• job number

bergantung kepada cara syarikat bekerja.

Printer Banyak Tidak Semestinya Lebih Mudah

Sebuah SME kadang-kadang mempunyai beberapa printer kerana setiap department membeli sendiri.

Contohnya:

Admin menggunakan Printer A.

Accounts menggunakan Printer B.

Sales menggunakan Printer C.

Management pula mempunyai satu lagi printer.

Pada mulanya nampak senang kerana semua orang mempunyai printer sendiri.

Tetapi selepas beberapa bulan:

• setiap printer menggunakan toner berbeza
• satu unit rosak
• satu unit tidak boleh scan
• satu unit selalu offline
• staff perlu menyimpan beberapa jenis cartridge
• IT perlu setup banyak driver
• quality output tidak sama

Dalam keadaan seperti ini, menggabungkan sebahagian penggunaan kepada satu multifunction copier boleh menjadikan pengurusan lebih mudah.

Tidak semestinya semua desktop printer perlu dibuang.

Printer tertentu masih boleh dikekalkan untuk kerja khusus.

Yang penting ialah mengurangkan device yang tidak memberi nilai.

Central Copier Sesuai untuk Banyak SME — Tetapi Bukan Semua

Satu central copier sesuai apabila:

• office tidak terlalu besar
• semua department berdekatan
• staff mudah berjalan ke mesin
• volume sederhana
• majoriti kerja boleh dikongsi

Lokasi seperti central admin area biasanya praktikal.

Tetapi jangan letakkan mesin hanya kerana ada ruang kosong.

Jika Accounts paling banyak scan tetapi mesin berada jauh di reception, workflow masih tidak ideal.

Jika Sales paling banyak print proposal tetapi mesin berada di stor belakang, staff tetap membuang masa.

Lokasi patut mengikuti pengguna yang paling banyak menggunakan mesin.

Apa yang Patut Kekal pada Desktop Printer?

Tidak semua printing perlu dipindahkan ke multifunction copier.

Desktop printer masih sesuai untuk:

• dokumen satu atau dua halaman
• cetakan khas
• counter printing
• label atau format tertentu
• pengguna yang benar-benar memerlukan printer khusus

Multifunction copier pula lebih sesuai untuk:

• document batch
• photocopy
• multi-page report
• scanning
• duplex printing
• shared office printing

Setup yang baik tidak semestinya “satu mesin buat semua”.

Ia ialah pembahagian kerja yang masuk akal.

Scan-to-Folder Patut Dibina Mengikut Cara Business Berjalan

SME tidak memerlukan sistem document management yang terlalu rumit untuk mendapat manfaat daripada scanning.

Struktur yang mudah sudah membantu.

Contoh untuk trading company:

CUSTOMER

• Quotation
• Order
• Delivery Order
• Invoice
• Payment

SUPPLIER

• Quotation
• Purchase Order
• Invoice
• Delivery Note
• Statement

Untuk service company:

CUSTOMER

• Quotation
• Job Sheet
• Service Report
• Signed Completion
• Invoice

Untuk project business:

PROJECT

• Quotation
• Contract
• Drawing
• Purchase
• Progress
• Variation
• Completion

Yang penting ialah staff tahu satu rule yang sama.

Jika setiap orang menyimpan file mengikut cara sendiri, scanner yang bagus pun tidak banyak membantu.

Bila Scanning Lebih Penting daripada Print Speed

Ada SME yang hanya print 1,500 atau 2,000 halaman sebulan tetapi scan banyak dokumen.

Contohnya Accounts menerima:

• supplier invoice
• receipt
• signed DO
• payment document
• expense claim
• bank support

Jika setiap hari banyak hardcopy perlu dijadikan PDF, Automatic Document Feeder boleh menjimatkan masa staff.

Situasi lain termasuk:

• signed agreement
• customer forms
• employee documents
• completed service reports
• project documents

Dalam keadaan ini, jangan memilih copier berdasarkan PPM sahaja.

Scanner patut dinilai sama serius.

Month-End Adalah Ujian Sebenar untuk Banyak SME

Pada minggu biasa, sebuah printer mungkin nampak mencukupi.

Tetapi hujung bulan selalunya berbeza.

Accounts mungkin perlu:

• print statement
• scan supplier invoice
• keluarkan invoice batch
• semak payment voucher
• simpan supporting document
• sediakan management report

Sales masih bekerja seperti biasa.

Admin masih menggunakan mesin.

HR mungkin juga perlu menyiapkan payroll support atau staff document.

Inilah masa printer kecil mula menjadi bottleneck.

Sebab itu, sebelum memilih mesin, tanya bukan sahaja:

“Berapa page sebulan?”

Tanya juga:

“Bila office paling banyak menggunakan mesin serentak?”

Pertumbuhan Staff Boleh Mengubah Keperluan Mesin dengan Cepat

Syarikat mungkin mempunyai 8 staff hari ini.

Enam bulan kemudian menjadi 15.

Kemudian satu lagi department diwujudkan.

Jika copier dipilih terlalu dekat dengan penggunaan minimum, syarikat mungkin perlu upgrade terlalu awal.

Sebaliknya, membeli mesin terlalu besar juga membazir.

Lebih baik memilih kapasiti yang mempunyai sedikit ruang untuk pertumbuhan tanpa mengambil specification yang terlalu tinggi.

Black & White Masih Pilihan Praktikal untuk Banyak SME

Untuk business yang banyak menggunakan:

• quotation
• invoice
• PO
• DO
• agreement
• statement
• job sheet
• report
• HR form

black & white copier biasanya sudah mencukupi.

Colour lebih berbaloi jika syarikat banyak menghasilkan:

• proposal
• catalogue
• product photo
• presentation
• marketing material
• property listing
• design sample
• customer report bergambar

Jika colour hanya digunakan beberapa kali sebulan, tidak perlu memilih mesin hanya kerana mahu mempunyai fungsi tersebut.

Perlukah SME Ambil A3?

A3 berguna untuk business tertentu.

Contohnya:

• contractor
• interior design
• engineering
• property
• construction-related company
• project management

yang mungkin menggunakan:

• drawing
• floor plan
• layout
• large table
• project schedule

Untuk trading, accounts atau service office yang hampir semuanya A4, A3 tidak semestinya diperlukan.

Lima Soalan Sebelum Menukar Printer kepada Copier Rental

1. Apa yang paling kerap dicetak?

Quotation, invoice, report, DO atau job sheet?

2. Siapa paling banyak menggunakan mesin?

Sales, Admin, Accounts atau Operation?

3. Apa yang paling banyak discan?

Invoice, signed form, agreement atau service report?

4. Bila mesin paling sibuk?

Setiap pagi, hujung bulan atau bila project closing?

5. Apa masalah setup sekarang?

Toner mahal, paper jam, terlalu banyak printer, scan lambat atau staff menunggu?

Jawapan ini jauh lebih membantu daripada terus memilih model berdasarkan brochure.

Bila Sewa Mesin Fotostat Mula Masuk Akal untuk SME?

Rental boleh dipertimbangkan apabila syarikat tidak lagi mahu mengurus printing secara berasingan untuk setiap printer.

Contohnya:

• toner perlu dibeli terlalu kerap
• repair perlu cari vendor sendiri
• beberapa printer menggunakan consumable berbeza
• satu unit rosak menyebabkan department terganggu
• syarikat mahu kos bulanan lebih mudah dirancang

Great Image Marketing menyediakan pilihan sewa mesin fotostat bermula daripada RM99 sebulan, bergantung kepada model dan pakej.

Pakej tertentu boleh merangkumi:

• toner
• spare parts
• maintenance
• repair support
• delivery
• installation

mengikut terma pakej yang dipilih.

Bagi SME, tujuan rental bukan semata-mata untuk mendapatkan mesin lebih besar.

Tujuannya ialah mendapatkan setup yang lebih mudah diurus apabila business berkembang.

Syarikat SME yang Sesuai

Servis sewa mesin fotostat di Setia Alam sesuai untuk pelbagai jenis business seperti:

• trading company
• service company
• contractor
• consultancy
• accounting support office
• property office
• retail support office
• distributor
• supplier
• e-commerce administration
• project office
• professional services
• warehouse support office
• growing SME
• regional administration office

Jenis mesin yang sesuai akan berubah mengikut jenis business.

Trading company mungkin lebih banyak menggunakan DO dan supplier invoice.

Consultancy mungkin lebih banyak report dan proposal.

Service company pula lebih bergantung kepada job sheet dan completed service document.

Kawasan Servis Sekitar Setia Alam

Servis sewa mesin fotostat tersedia untuk Setia Alam dan kawasan sekitar seperti:

• Setia Alam
• Setia Eco Park
• Bukit Raja
• Klang
• Meru
• Shah Alam
• Denai Alam
• Alam Nusantara
• Bandar Bukit Raja
• Kapar
• kawasan sekitar Selangor dan Klang Valley

Great Image Marketing turut menyediakan servis copier rental di Kuala Lumpur, Selangor, Johor, Negeri Sembilan dan Melaka.

Maklumat yang Membantu Sebelum Kami Cadangkan Mesin

Jika anda tidak pasti model apa yang sesuai, berikan maklumat asas tentang operasi anda:

• jenis business
• lokasi office
• jumlah staff
• department yang menggunakan mesin
• jumlah printer yang digunakan sekarang
• anggaran monthly printing
• black & white atau colour
• jumlah scanning
• sama ada perlu A3
• jumlah komputer
• masalah printing sekarang

Daripada maklumat ini, lebih mudah menentukan sama ada syarikat memerlukan copier basic, colour multifunction, A3 machine atau hanya penstrukturan semula setup printing sedia ada.

Sewa Mesin Fotostat di Setia Alam untuk Syarikat SME

Jika syarikat anda sedang mencari sewa mesin fotostat di Setia Alam, jangan pilih berdasarkan harga sewa sahaja.

Lihat bagaimana syarikat bekerja hari ini dan bagaimana ia mungkin berkembang dalam tempoh akan datang.

Mesin yang sesuai boleh membantu mengurus dokumen seperti:

• quotation
• proposal
• purchase order
• delivery order
• supplier invoice
• customer invoice
• job sheet
• service report
• agreement
• HR document
• monthly report
• scan-to-folder

Great Image Marketing boleh membantu mencadangkan setup berdasarkan jenis business, jumlah pengguna dan document workflow sebenar.

Great Image Marketing Sdn Bhd
Established Since 2015
Your Copier Specialist
Professional Service You Can Trust

Call / WhatsApp: 016-711 7619

Soalan Lazim

SME kecil di Setia Alam sesuai guna copier rental atau printer biasa?

Jika hanya seorang atau dua pengguna dengan volume rendah, printer biasa mungkin masih mencukupi. Copier rental lebih relevan apabila ramai staff berkongsi mesin, scanning bertambah atau printer kecil mula menjadi bottleneck.

Kami sudah ada beberapa printer. Kenapa perlu satu multifunction copier?

Tidak semestinya perlu menggantikan semua printer. Multifunction copier boleh mengambil alih kerja shared printing, photocopy, report dan scanning, manakala printer tertentu dikekalkan untuk tugas khusus.

Trading company patut fokus pada fungsi apa?

Scan-to-folder, Automatic Document Feeder dan network printing sangat berguna kerana trading company biasanya banyak mengurus quotation, PO, DO, supplier invoice dan customer invoice.

Kami ialah service company. Apa yang paling penting?

Pastikan job sheet, service report dan signed completion document mudah dicetak dan discan semula. Filing mengikut customer atau job number juga sangat membantu.

Adakah 10 staff memerlukan mesin besar?

Tidak semestinya. Lihat jumlah transaksi dan dokumen. Sepuluh staff yang mengurus banyak order boleh menggunakan lebih banyak printing daripada 30 staff dalam digital office.

Apa kegunaan Automatic Document Feeder untuk SME?

ADF membantu staff scan beberapa halaman secara berterusan, sangat berguna untuk invoice batch, agreement, supplier document dan signed forms.

Adakah colour copier berbaloi?

Ia berbaloi jika colour digunakan untuk proposal, catalogue, presentation atau customer-facing document. Jika majoriti hanya invoice dan admin document, black & white mungkin lebih praktikal.

Bila perlu A3?

A3 lebih relevan untuk contractor, engineering, property atau project company yang kerap menggunakan drawing, floor plan atau layout.

Bagaimana memilih lokasi mesin?

Letakkan mesin berhampiran pengguna utama. Untuk office biasa, central admin area sering sesuai, tetapi Accounts atau Operation mungkin memerlukan lokasi berbeza jika penggunaan mereka tinggi.

Apa tanda syarikat sudah terlalu bergantung pada printer kecil?

Printer selalu jam, toner terlalu kerap habis, staff menunggu, scanner lambat, terlalu banyak cartridge berbeza dan dokumen susah dicari semula adalah antara tanda biasa.

Adakah copier rental membantu syarikat mengawal kos?

Rental boleh membantu syarikat merancang perbelanjaan bulanan dan mengurangkan keperluan membeli mesin secara terus. Nilai sebenar bergantung kepada model, penggunaan dan apa yang termasuk dalam pakej.

Bagaimana untuk mendapatkan cadangan?

WhatsApp 016-711 7619 dengan jenis business, lokasi, jumlah staff, monthly print volume, scanning requirement, colour usage dan masalah printer semasa. Cadangan boleh dibuat berdasarkan cara office anda benar-benar bekerja.